كتبه/ سامح بسيوني
الحمد لله، والصلاة والسلام على رسول الله، أما بعد؛
فنستكمل في هذا المقال حديثنا عن وظائف عملية المتابعة والرقابة.
حسن ترتيب الأولويات والتفويض في التكليفات:
شك أن من أعظم عوامل النجاح لأي مسؤول -لا سيما متعدد المهام منهم- هو حسن ترتيبه للأعمال الواجبة عليه، مع حسن ترتيب أولويات اهتماماته ببعض الأعمال دون الآخر؛ فهناك أعمال ثابتة ذاتية، وهذه الأعمال تتمثل في منظومة أعمال دائمة ولازمة بطريقة دورية؛ مثل: (العبادات والأوراد الثابتة في اليوم والليلة التي لابد من تحصيلها - الأعمال التنفيذية الإدارية اليومية - المسارات العلمية التحصيلية المستمرة - الواجبات الأسرية والمجتمعية - الاجتماعات والمتابعات الإدارية الثابتة يوميًّا أو أسبوعيًّا - إلخ)، وهذه تحتاج إلى وضوح في الجدول اليومي أو الأسبوعي مع المحافظة على ثباته -قدر المستطاع- عليها، والاهتمام بضبط الأوقات بطريقة تضمن عدم الملل أو الانقطاع عن طريق مراعاة التنوع مع حسن استغلال الأوقات البينية.
وهناك أعمال طارئة:
هذه الأعمال تحتاج إلى حسن قرار من المسؤول عن طريق تقدير أهميتها ومدى تأثيرها في غيرها؛ فقد تحتاج هذه الأعمال للوجود الشخصي والتنفيذ المباشر، أو يمكن التفويض فيها، أو يمكن التخطيط لها مع التوجيه فيها عن بعد، أو يتم العمل فيها بطريقة متوازية مع الأعمال الثابتة المطلوبة، أو يمكن إهمالها بالكلية وعدم الالتفات لها أصلًا، وهذا الأمر يحتاج من المسؤول إلى إدراك جيد لما يسمى بمربع ترتيب الأولويات: (مهم وعاجل - تنفيذ مهم وغير عاجل - تخطيط غير مهم وعاجل - تفويض غير مهم وغير عاجل - حذف وإهمال).
وللأسف الشديد: فإننا قد نجد بعض المسؤولين يجيد في التعامل النمطي، لكنه لا يستطيع التعامل مع الأعمال الطارئة التي يتعرض إليها؛ فيؤدي ذلك إلى خلل شديد في إنتاجيته المنوطة به.
وهذا يرجع غالبا إلى أمرين:
1- عدم إجادته لفنِّ التفويض، أو عدم استخدامه له؛ بسبب التمحور حول الذات أو فقدانه للثقة فيمن حوله من فريق عمله، فيؤدي ذلك استهلاك نفسه فيما لا يجب عليه، فيضعف تركيزه، وتقل إنتاجيته على المدى، ويفقد كذلك فاعلية وحماسة فريق عمله.
2- التوتر والاضطراب وعدم القدرة على تحمل الضغوط التي قد تصيبه كمسؤول -خاصة المسؤول في الإدارة الوسطى-؛ بسبب ما يتعرض له مما يسمَّى بتحدي تعدد الأدوار، وهذا التحدي الذي قد يتعرض له بعض المسؤولين يحتاج -بلا شك- إلى حنكة في التعامل مع المهام وذلك عن طريق:
1- تقسيم تلك المهام بوضوح إلى أساسي وفرعي (فرض ونفل)، ومعرفة المطلوب في كل دور بوضوح ومناقشة ذلك بوضوح مع الإدارة العليا حتى يمكن ترتيب الأوقات والتغلب على التعارضات بما لا يضر بالأساسي (الفرض)، وبما لا يحدث معه إهمال في الدور الفرعي (النفل).
2- المحافظة على المرونة اللازمة في التعامل مع تلك المهام المتعددة مع حسن تقسيم الأوقات في متابعة الأعمال المطلوبة عن طريق الوزن النسبي لكل تكليف أو دور مطلوب منك.
3- العمل على إنشاء فريق عمل داعم له في كل مهمة مع بذل الجهد في الفترات الأولى لتنمية مهارات هذا الفريق ليخفف عنه بعد ذلك في مباشرة الأعمال.
وللحديث بقية -إن شاء الله-.