كتبه/ سامح بسيوني
الحمد لله، والصلاة والسلام على رسول الله، أما بعد؛
فتتمثل وظائف عملية المتابعة والرقابة في:
1- التأكد من وصول الخطة إلى كلِّ مستويات تنفيذها.
2- توثيق مراحل تنفيذ الخطة.
عمل تغذية عكسية للإدارة أثناء تنفيذ الخطة لسرعة اتخاذ القرارات التصحيحية الآتية:
- اكتشاف أوجه القصور المهددة للكيان أو المضيعة للأهداف.
- التقييم النهائي طبقًا لمؤشرات الأداء، والنتائج النهائية لاتخاذ القرار السليم المنوط به تثبيت أو تعديل الرؤى والأهداف المرحلية.
- حصر الإيجابيات والسلبيات، واكتشاف الطاقات وجمع الخبرات المكتسبة للمساعدة في وضع الخطط المستقبلية.
التقييم والتقويم:
في هذه الخطوة، يقيس المسئولون الأداء ويحدِّدون إن كان يتناسب مع المعايير المحدّدة الموضوعة؛ فإذا كانت نتائج المقارنة أو القياسات مقبولة -خلال الحدود المفترضة- فلا حاجة لاتخاذ أي إجراء، أما إن كانت النتائج بعيدة عما هو متوقع أو غير مقبولة، فيجب اتخاذ الإجراء اللازم للتصحيح، وهذا التصحيح -الذي نعني به تصحيح الانحرافات عن المعايير عبر تحديد الإجراء الصحيح الواجب اتخاذه- يعتمد على ثلاثة أشياء:
- المعيار الموضوع: ويجب أن يكون موافقًا للشرع متماشيًا مع منهج الكيان الإصلاحي، مراعيًا للوقع الذي يتم فيه العمل.
- دقّة القياسات التي بيّنت وجود الانحراف، وذلك عن طريق المعلومات والأرقام والحقائق، لا عن طريق التحليلات والظنون والعواطف.
- تحليل أداء الشخص المؤدي للعمل لمعرفة سبب الانحراف الحقيقي.
هذا مع الأخذ في الاعتبار في تلك المعايير الموضوعة للتقييم أنها في إطار عمل إصلاحي تعاوني، فيجب ألا تكون صارمة جدًّا أو مرخاة جدًّا؛ حتى لا نحكم على الأفراد العاملين أو الأعمال بأحكام رديئة قاسية تدفع القائمين على الأعمال إلى عدم الاستمرار، أو تؤدي إلى عدم جودة الإجراءات التّقويميّة الواجب اتخاذها.
وأخيرًا: فبعد انتهاء مرحلة التقييم والتقويم يتم إعادة النظر في الواقع الجديد، وبهذا تكون الدورة الإدارية قد أدَّت وظائفها وتحققت مبادئها، ومن ثم تبدأ دورة إدارية الجديدة بمراحلها الأربعة من جديد: (تخطيط، وتنظيم وتوجيه، ومتابعة ورقابة، ثم تقييم وتقويم)، وهكذا حتى يتم الوصول إلى الأهداف الإصلاحية المرجوة بمسارات واضحة ثابتة، وخطوات تدريجية مناسبة، وبما يتوافق مع مبدأ الإحسان والإتقان المهاري المطلوب من المسؤول الإصلاحي.
الإلمام باللوائح المنظمة للعمل مع فهم للتوصيف الوظيفي المنوط به:
لا شك أن أي كيان إصلاحي ناجح لا بد أن تكون له لائحة عمل تنظيمية واضحة يتم نشرها على جميع أعضائه، وأولى الناس بالإلمام بهذه اللائحة هم القادة والمسئولون الإصلاحيون؛ ليكون المسئول على دراية واضحة بحدود مسئولياته طبقًا لتوصيفه الوظيفي هو أولًا، وليكون عنده القدرة عند تكليف من وراءه أن يوضِّح لهم حدود مسئولياتهم وحدود وظائفهم، وذلك حتى يحدث التناغم التكاملي في العمل بين الإدارات المختلفة داخل الكيان أو المؤسسة، وحتى لا يقصر أحد فيما يجب عليه، أو لا ينشغل أحد بما ليس إليه، فيؤثر على ما سواه مِن واجبات عليه.
وللحديث بقية -إن شاء الله-.